このブログで推奨しているライフスタイル好き4「毎日4時間だけ、好きなときに、好きな場所で、好きな人と、好きなことを仕事にする」では、4時間で8時間分の仕事のパフォーマンスが出せるように徹底しています。
要は2倍速の仕事をするということで、その秘密をお伝えしていきます。
テンプレート化することで仕事の効率を2倍アップ
どうやって4時間でこれだけの効率を生み出すことができるのかというと、まず人は同じような行動を繰り返す生き物なんです。
それと同じで仕事も8割は同じようなことをしているんですね。
例えば、教えることであれば8割の人が同じような悩みを抱えています。
悩みに対する解決策がわかれば、同じような悩みを持ってる人に対して、多少ケースが違うのである程度のアレンジは必要ですが、使いまわしができます。
さらに、ほとんどの悩みは情報収集してみると、解決済みなことばかりです。
すでに悩みに対して答えが出てるものを情報収集して、パターン化しておくと仕事の効率が一気に上がります。
つまり、Evernoteにテンプレートを作ってしまえば、使い回しができて、テンプレート通りにやるだけで、どんどん時短ができるようになります。積み重ねれば積み重ねるだけ、仕事の効率があがっていきます。
僕のEvernoteには、すでに10,000以上ものノートが溜まっています。これだけノート(蓄積してきたデータ)があると、どんな仕事をするにしても1度はしたことがある仕事と被ります。全くゼロから新しい仕事をやり始めるのと、もう100回も200回待ってるような仕事をまたやるのとでは仕事のスピードが全く変わりますよね。
それと同じでEvernoteにこれまでの仕事記録をどんどん貯めていき、そのデータを使って時短をしています。結果的に8時間かかる仕事が4時間でできるようになっていったのです。
個人でも簡単にデータを活用できる時代
21世紀はデータの時代と言われていますが、それはGoogleやFacebookやアマゾンといった巨大企業の特権ではなく、個人でも使っていく必要があるのです。
個人でも簡単にデータを集めて貯めれる時代になりました。このデータを貯めてるかどうかが大きな分かれ目となってくるわけです。
データをどう使うのかは別に統計学を使うといった難しいものではなく、このタイプの仕事はこうやって進めるといった手順書レベルのもので順分です。
データを貯めるために必要なツールが、Evernoteで1番オススメです。
Evernoteを使いこなしている人と使いこなしていない人では仕事の効率が圧倒的に違います。
だからこそEvernoteはフリーランスに絶対欠かせないWebサービスなのです。
Evernoteの使い方
Evernoteは機能がたくさんあるので、最初になんのために使うのか、実現できたらいいこと、といった目標を決めておく必要があります。
全ての機能を使おうと思うと、その目的とは外れて、多くの時間を使ってしまうからです。
1番の目的は何かと言うと、自分に関係するあらゆる情報をエバーノートに入れて、マイデータベースを作るということです。
Googleが世界中の情報のデータベースですが、その自分版です。
その結果、週に2時間月に8時間の仕事でも余裕のある生活を送れるようになります。
マイデータベースを作れればやり方はなんでもいいのですが、ひとつEvernoteの使用例を紹介します。
データベースの役割として必要なノートをすぐ取り出すようにするためには整理の仕方が大事で、Evernoteのノートを増やす前に整理のルールをしっかりと決め、そのルールをもとに整理をすることで、ノートを引っ張り出してくるときに混乱しないようになります。
具体的なルールで言うと、3段階の整理の仕方をしています。ノートを作ったら人生の重要度で3段階に分けるのです。
例えばフリーランス養成合宿に関するノートであれば、僕にとっては人生で最も重要な事の1つなのでそれをノートブックにします。人によって優先順位はもちろん変わります。
人生で2番目に重要なものはタグをつけます。人生で3番目に重要なものはタグの下にタグをつける「子タグ」をつけるようにします。
それ以外のもの、つまり人生の重要度で3段階にも入らないものはタグづけをしませんし、ノートブックもノートを作るときに最初から設定されている「Inbox(最初に入れるノートブック)」に入れるようにしています。重要度が高くないものに対して整理する時間がかからないからです。
エバーノートで検索をするときにノートブック、タグ、検索キーワードの3つの切り口で情報を引っ張ってこれるようにしています。この分け方だと1万以上のノートがあっても必要な情報をすぐに引っ張ってくることができるようになります。
その中でも特に使うものがあるので、それはショートカットに設定するようにしています。結局、よく使うノートというのは限られていて、1万以上のノートがあったとしても、その1%くらいの100のノートが普段使うものです。
整理の時間をしっかり取る
使い方以外に大事な心構えとしては、整理の時間をしっかり取るということです。毎週1度の週末は整理するなど週1がオススメです。
ウェブクリッパーのようなブラウザの拡張機能も使うのですが、結局は一度Evernoteに保存しただけでは、中身もそうですが、どんなものをマイデータベースに保存したのかが覚えてないんですよね。
何をマイデータベースに入れたのか、詳しい内容は覚えていなくても、なんとなくは覚えておかないと、エバーノートで検索しようという発想すら出てこなくなってしまいます。
整理する時間をしっかり作って、そこでどういったものをウェブクリッパーで保存したのかをきちんと確認するようにしています。
ちなみにウェブクリッパーで保存するときにタグもノートブックも設定できるのでそれを使っています。
効率化する秘訣は、次に同じ仕事があったときに、以前やったことを再利用できるかということです。
料理と同じで、最初は作るのに時間がかかってもそれを何度も作っていると、どんどん速くなっていきますよね。これを仕事にも応用するのです。要は仕事をパターン化するということで、仕事の効率化につながるのです。
つまり仕事をすればするだけその精度が上がって時間が短縮されるので、同じ作業をするのであれば、どんどん仕事の時間が短くなっていくのです。
何をパターン化するのかは人によって違いますし、どういったパターン化をしたいのかはその人の個性が出ます。どんなパターン化をしてるのかをお見せしても良いのですが、人によって仕事の種類は違いますし、自分で見つけて作っていく必要があります。
コピーライティングを書く時のチェックリストはパターン化の1つです。
Evernoteはマイデータベース化することが最も大事で、そのために「整理の仕方」「パターン化」が鍵になってきます。
他にもいろいろな機能がありますが、それらはあくまでマイデータベース化するための補助機能です。
例えばこのノートはよく使うから覚えておいた方が良いな、というものは、そのノートにリマインドをかけて毎週リマインドするようにする使い方をしています。
オススメは目標ノートを作って、毎月リマインドをかけて目標を振り返る時間を作っています。
Evernoteの使い方で人生が変わったという声は、僕もその1人ですし、これまで教えてきた中でたくさん聞くので、ぜひEvernoteを使って生産性を劇的アップしていきましょう。
