時間管理ができていないとこんなことになります
超情報社会の今、必要もない情報や、やらなくても良いことに時間を取られて、ほとんどの人が忙しい状況です。
そのときは、必要だと思ったり、やって方がいいと思ったとしても、後から冷静に考えてみると、実は必要なかった、なんてことはよくありますよね。
成功者と呼ばれるような人は、時間の使い方が上手です。
時間管理ができてないことによる損を、これまでたくさん経験してきましたし、見てきました。
- 予定がこなせない自分にイライラ、ガッカリする
- 余白がないから、いざというときのチャンスを逃す
そんな経験は誰もがあるのではないでしょうか。
人生とは時間で、時間が作れない限り、新しい自分になることは絶対にありません。
逆に時間管理が上手くいくようになると
- 持ち時間内にチェックできる情報量/実行に移せる行動量がわかるから、無理のないスケジュール管理ができる
- 誰にでも定期的に訪れるチャンスを逃さない
といったメリットがあります。チャンスなんか来たことがないと思ってる人は、そのチャンスを感じる暇がないほど、忙しい状態だということです。
ほとんどの人が時間管理できていない理由は、最初から全ての予定をこなしきれていないほど、予定を入れてるからです。
これまで時間管理を教えてきた中で、感覚ではなく、実際に1日の予定を聞いて、数字にしてどれくらい時間がかかるのかを計算してもらったところ、1日が24時間しかないにもかかわらず、1日に48時間の計算になってしまうケースもありました。
それだけ自分ができると思っている感覚と、実際にかかる時間には違いがあるのです。そのレベルになってくると、効率化でなんとかできるものではなく、やることをまず減らすことから始めないといけません。
感覚ではなく、実際に1日の予定を、数字にしてどれくらい時間がかかるのかを計算する時間管理は必ず一度はやるようオススメします。一度やれば、想像以上に感覚と実際は違うことがわかり、予定ビッシリの時間管理をしなくなるからです。
時間管理をする上での3つのポイント
自分ができると思っている予測時間と実際にかかる時間の違いがどれほどあるのかを理解できたら、3つの押さえてほしいポイントがあります。
- 使うツール…使用するツールの棲み分けをする
- 隙間時間の活用…優先度順に時間をかける
- 時間管理の抽象度…自分の忙しさによってどこまで時間を細分化するのか変わってくる
それぞれ、詳しく説明していきます。
ツールの棲み分けをする
フリーランスだけでなく、会社員でも主婦でも学生でもITツール、サービスを使いこなすことは時短する上で欠かせません。フリーランスで使うサービスは以下にまとめています。
情報収集術トレーナーが教えるフリーランスで使う厳選Webサービス
時間管理にも活用できるツールはたくさんあります。GoogleカレンダーやTrelloなど、調べれば多くの便利なサービスを見つかります。
ただ、それとは別に、強調してもしたりないほど重要なことがあります。
それが、サービスの棲み分けをすることです。
似たようなサービスが複数ある場合に、なんとなくで使ってしまうのではなく、自分のスタイルにあった使い方ができるサービスを選択する必要があります。
例えばメモの整理でGoogleKeepとEvernoteを併用する際に、
- GoogleKeep…短期的なメモ
- Evernote…長期的に残しておきたいメモ
自分なりの定義をしっかり決めます。
棲み分けをしておかないと、短期的なメモをEvernoteに入れてしまい、時間が経ってそのメモを探す時に、GoogleKeepなのか、Evernoteなのか、どっちに入れたか忘れてしまいます。
これだけ便利なサービスがたくさん登場している中、逆にサービスに振り回されてしまい、
「こんなに混乱するのであれば使わないほうが良かった」
ことにもなりかねません。せっかく便利なサービスを使ってるのに、混乱してしまうのは本末転倒ですよね。
隙間時間をどう活用するのか
隙間時間が普段どれくらいあるのかを計測したことはありますか。隙間時間は電車の待ち時間、乗ってる時間、待ち合わせで友達を待ってる時間、5分から15分と、これらが隙間時間です。
実はこの隙間時間の積み重ねがバカにならず、塵も積もれば山となります。
もうひとつ、隙間時間を何をすることに使うのか、はっきりと決められていますか？
隙間時間ができたときに何に時間を使うのか
優先度を決めておかないと、生産性の高い時間の過ごし方をすることは難しいです。
また体力がどれくらい残っているのかも重要です。疲れている状況では、アウトプットよりもインプットの方が向いています。
どれくらいの隙間時間、どれくらいの体力が残っているのか、
たとえば
今から隙間時間が15分、体力が一番元気なとき10として、体力が4のときに何をしますか
と聞かれて即答できないようであれば、時間管理ができていないということになります。
時間管理の抽象度を決める
抽象度を決めるとは、どこまで細かく時間を管理するのかということです。
誰もが分刻みの細かい時間管理をしなければいけないのかというとそうではありません。
時間管理と聞くと、しっかりと綿密に細かくやらなきゃいけないイメージがありませんか？
細かすぎる時間管理は次に何をするのか、隙間時間を把握するのに役立ちますが、その細かさとめんどくささはトレードオフです。
トレードオフとは一方を良くすると、もう一方が悪くなってしまうことを言います。ここでは時間管理を総理大臣のように細かくすればするほど、時間を正しく把握することはできるようになりますが、一方で、その管理をする方に時間がかかり、めんどくさくなってしまうということです。
スケジューリングを細かくおこなっていくのは疲れますし、きちんと管理してればしてるほど、少しでも狂ってしまうと嫌になってしまいます。この今の多忙な世の中は、時間通りいかないことが当たり前、と思ってちょうど良いくらいです。
いつも細かく時間管理をする必要はないんです。
忙しい時と比較的余裕がある時のスケジューリングは違います。いつも同じように完璧にやろうとするから、つらくなります。逆に忙しいのに時間管理してない人は、冒頭にあげたようにたくさんのチャンスを逃してしまっています。
自分の置かれた状況、忙しさに応じてスケジューリングの抽象度を調整していきましょう。
たとえば一日やることが1つか2つしかない場合は、大雑把な時間管理でも対応できます。
逆に一日にやることが5個以上ある場合は、時間管理をしっかりしておかないと、どんどん予定が先延ばしになったり、冒頭にあげたような悪い状況に陥りがちです。
1日にやることが1つか2つくらいが時間管理をする必要がなくなるので、理想です。
時間管理のゴールとは余白を十分に持つこと、最終的には余白が十分にあるので、時間管理をする必要がなくなります。
時間管理のゴールは時間管理しないこと、と一見矛盾してるように思えますが、実はこれが本質なのです。
生産性を高めるために決めるべき4つのこと
人生で与えられた時間、できるだけ生産性を高めたいですよね。
効果の出るものを4つご紹介します。
- これからの人生でやることリスト
- スケジュールパターン
- やらないことリスト
- テンプレート化するものリスト
なんのために決めるのかというと、自分の中の優先順位がわかるようになるためです。
やることリスト
これからの人生でのやることリストを決めます。
「人生」となると、対象が広くなってしまいますが、自分が想像できる期間までで大丈夫です。僕の場合は1年先までで考えるようにしています。
期間を決めたら、あとは思いつく限りやることをリストアップします。
ただやりたいことを羅列していくのではなく、期限とそれを実現するのにかかる時間も一緒に書き出します。
例えば、
ブログを100記事書く
期限：半年後
かかる時間：250時間
という感じです。
期限とかかる時間を書いておくことで、それを達成するために自分がどれくらいの時間をかけないといけないのかを可視化することができるようになり、この後に説明する項目も合わせて優先度を決定する基準になります。
リストアップする際にかかる時間がわからなかったり、あまりにも大きな時間が必要になるものに関しては、もっと細分化するようにしてください。
その作業や仕事にどれくらいの時間が読めないことは何をすれば良いのか具体的なイメージできないことと一緒なので、達成するのが難しいです。
細分化するのが難しいのは、その知識がまったくないからかも知れません。
たとえばビジネスを全くやったことがない人が月100万円稼げるようになるにはどれくらいかかるかと考えた時に全くイメージができないし、細分化もできないと思います。
細分化できないときは、まずその達成したいことに対して情報収集をしましょう。
ここでは簡潔に書きますが、月100万円稼げるようになるには
- 好き・得意なことでサービスを作る
- 100円で販売する
- マーケティングを使って値上げをしていく
- コピーライティングを使って時給1万円まで持っていく
- 月に100時間働く
と細分化できるようになります。
実現したいことに対して細分化して、自分がやるべきことが明確になるようにしましょう。
細分化したものを実際にやってみて、予想と実際にかかる時間が違えば、そもそものスケジュールを修正していきます。
やることリストはもれなく抜けなく出し切りたいので、オススメは人生の中でも重要なジャンルに分けて出してみることです。
人生の4大テーマと言ってるのですが、
お金、健康、人間関係、ライフスタイル
です。
先ほどのブログの例だと、お金に関係しています。
これと同じように、健康、人間関係、ライフスタイルも余すことなく出していきましょう。
スケジュールパターンを決める
スケジュールパターンとは、やりたいことリストを実行するために割くことのできる時間は毎日どれくらいあるのかということです。
そのために自分の日常をいくつかのパターンに分類します。
1日単位だと同じような1日を過ごす人は少ないですが、1週間で見ると、だいたい同じようなスケジュールで毎週過ごすので、1習慣単位でパターン化をするのがオススメです。
例えば、働いている方であれば「平日」と「休日」という風に分けたり、時間が自由な場合は「調子のいい時」「普通の時」「のらない時」のような分け方をします。
- 調子のいい時…1日6時間 週に2日
- 普通の時…1日4時間 週に3日
- のらない時…1日2時間 週に2日
ここまで決めるとやりたいことリストのために自分が週に使用できる時間がわかってきます。ぼくの場合は仕事だと週に約28時間(4時間×7日)です。月に112時間、半年で672時間。先ほどの例だと、ブログを100記事書くの期限を半年後、かかる時間を250時間としましたが、672時間の中の250時間なので、3分の1以上はブログを書く時間になります。
具体的に計算することで、先ほど決めたやることリストを見ながら、本当にそれができるのかも確認ができ、時間的に難しいかどうかがここで判断できます。
ここで初めて、予想していた以上に時間がないこともわかり、何をしないのかを削る作業をしていくのですが、これが優先順位を決めることにつながります。
やらないことリストを作る
やらないことリストを作ることのメリットは、自分の時間を無駄に奪われないようにできることです。予定に縛られない時間を作ることも大事なのですが、超情報社会の今、
- ただダラダラと過ごしてしまった
- ネットサーフィンをしてしまった
- 付き合いで二次会まで参加してしまった
など貴重な時間を奪われてしまう機会はたくさんあります。
そういったことが起きないよう、やらないことリストに書き出し、同時に定期的なリマインダーをセットすることで防ぐことができるようになります。
リマインダーアプリはなんでもいいです。僕はiPhoneユーザーなので、デフォルトで入っているリマインダーアプリを使っています。
設定を一度してしまえば、自動で定期的に見返すことができます。人は一度見ただけだと忘れますが、何度も見ることで脳に刷り込まれていきます。
テンプレート化するものリスト
旅行に持っていくもの、セミナーを開催する際の手順、よく送るメールの文章など。
人の行動は繰り返しおこなうものが思った以上に多く、繰り返してやるものはテンプレート化することで時間短縮になります。
自分の日常を見直してみてテンプレ化できそうなものはリストアップし、実際にテンプレ化していきましょう。
ここまでで何をするべきなのかの優先順位が決まってやるべきことが明確になり、無駄のないスケジューリングができるようになります。隙間時間は15分ほどが目安ですが、細分化する過程で15分でできることも見つけておきましょう。
テンプレ化したものは短時間でできるものが多いので、隙間時間はテンプレ化した内容に取り組むのも一つのやり方です。
頭の中のごちゃごちゃしたタスクがスッキリと整理され、やることが明確になり、かつ無駄のないスケジューリング、隙間時間も最大限活用し、時短するためのツールの棲み分けも明確である、これらが全て揃ったとき、圧倒的に生産性の高い時間を過ごせるようになり、自分時間を3時間は持てるようになります。
お気に入りの名言
時間管理について僕が好きな言葉があるのでご紹介しておきます。
どのような仕事でも、小さい仕事に分割すれば、特別に難しいことは何もない。
アーサー・クロック
まとめ
毎日、仕事する時間を4時間だけと決めています。具体的には午前中に仕事を終えて、午後からはフリータイムといった形です。もちろん旅などをするときは全く仕事ができないときもありますが、平均すると4時間です。
このスケジュールにしてから時間に余裕があるので、様々なチャンスや新しいプロジェクトを動かしたり、精神的な余裕などたくさんの恩恵を受けています。
時間管理をする上での3つのポイント、
- 使うツールの使いこなし
- 隙間時間の活用
- 抽象度のコントロール
をこなしつつ、生産性を高めるために決めるべき4つのことを実践してみてください。
どんなに忙しくても自分時間を3時間持てるようになります。
時間ができたら、オンリーワンフリーランスになるためのスモールビジネスを作っていきましょう。
