余白を持とう!どんなに忙しくても自分時間を3時間持てるようになる時間管理術

時間管理がきちんとできていないとこんなことになります

超情報社会の今、必要もない情報や、やらなくても良いことに時間を取られて、ほとんどの人が忙しい状況です。

成功者と呼ばれるような人は、時間の使い方が上手です。

時間管理ができてないことによる損を僕もこれまでたくさん経験してきましたし、見てきました。

予定がこなせない自分にイライラ、ガッカリする

余白がないからいざというときのチャンスを逃す

そんな経験は誰もがあるのではないでしょうか。

 

逆に時間管理が上手くいくようになると、

・持ち時間内にチェックできる情報量/実行に移せる行動量がわかる

・無駄な作業を減らせる

といったメリットがあります。

ほとんどの人が時間管理できていない理由は、最初から全ての予定をこなしきれていないほど、予定を入れてるからです。

これまでに教えてきた中で、実際に一日の予定について数字にしてどれくらいかかるのかを予想してもらったところ、1日が24時間しかないにもかかわらず、48時間もかかるといったケースもありました。それだけ自分ができると思っていることと実際にかかる時間には違いがあるのです。この時間管理は必ず一度はやるようにすることをオススメします。一度やれば感覚がつかめるからです。

 

時間管理をする上での3つのポイント

1.使うツール使用するツールの棲み分けをする
2.
隙間時間の活用優先度順に時間をかける
3.
抽象度自分の忙しさによってどこまで時間を細分化するのか変わってくる

 

ツールの棲み分けをする

フリーランスだけでなく、会社員でも主婦でも学生でもツールやサービスを使いこなすことは時短する上で欠かせません。フリーランスで使うサービスなどは以下にまとめています。

情報収集術トレーナーが教えるフリーランスで使う厳選Webサービス

時間管理にも活用できるツールはたくさんあります。GoogleカレンダーやTrelloなど調べれば多くの便利なサービスを見つけることができるのですが、強調してもしたりないほど重要なことがあります。

それは、しっかりとサービスの棲み分けをするということです。

似たようなサービスが複数ある場合に、なんとなくで使ってしまうのではなく、自分のスタイルにあった使い方ができるサービスを選択する必要があります。

例えばメモの整理でGoogleKeepEvernoteを併用する際に、

  • GoogleKeep…短期的なメモ
  • Evernote…長期的に残しておきたいメモ

といったように自分なりの定義をしっかり決めます。

棲み分けをしておかないと、短期的なメモをEvernoteに入れてしまい、時間が経ってそのメモを探す時にどっちに入れたか忘れてしまうといったことが起こります。

これだけ便利なサービスがたくさん登場している中、逆にサービスに振り回されてしまい、

こんなに混乱するのであれば使わないほうが良かった

ということにもなりかねません。

 

隙間時間をどう活用するのか

隙間時間が普段どれくらいあるのかを計測したことはありますか。

実はこの隙間時間の積み重ねがバカにならず、塵も積もれば山となります。

もうひとつ、隙間時間を何をすることに使うのかはっきりと決められていますか?

隙間時間ができたときに何に時間を使うのか

優先度を決めておかないと、生産性の高い時間の過ごし方をすることは難しいです。

 

また自分の体力がどれくらい残っているのかも重要です。疲れている状況ではアウトプットよりもインプットの方が向いています。

どれくらいの隙間時間、どれくらいの体力が残っているのか、

たとえば

今から隙間時間が15分、体力は一番元気なときが10として、体力が4のときに何をしますか

と聞かれて即答できないようであれば時間管理ができていないということになります。

時間管理の抽象度を決める

抽象度を決めるとは、どこまで細かく時間を管理するのかということです。

誰もが分刻みの細かい時間管理をしなければいけないのかというとそうではありません。

時間管理と聞くと、しっかりと綿密に細かくやらなきゃいけないイメージがありませんか?

細かすぎる時間管理は次に何をするのか、隙間時間を把握するのに役立ちますが、その細かさとめんどくささはトレードオフです。(トレードオフとは一方を良くすると、もう一方が悪くなってしまうことを言います。ここでは細かくすればするほど、時間管理を正しく把握することはできるようになりますが、その管理をするのに時間がかかりめんどくさくなってしまうということです。)

スケジューリングを細かくおこなっていくのは疲れますし、きちんと管理してればしてるほど、少しでも狂ってしまうと嫌になってしまいます。この今の多忙な世の中は、時間通りいかないことが当たり前と思ってちょうど良いくらいです。

いつも細かく時間管理をする必要はないんです。

忙しい時と比較的余裕がある時のスケジューリングは違います。いつも同じように完璧にやろうとするから、つらくなります。逆に忙しいのに時間管理してない人は、冒頭にあげたようにたくさんのチャンスを逃してしまっています。

自分の置かれた状況、忙しさに応じてスケジューリングの抽象度を調整していきましょう。

たとえば一日やることが1つか2つしかない場合は、大雑把な時間管理でも対応できます。

逆に一日にやることが5個以上ある場合は、時間管理をしっかりしておかないと、どんどん予定が先延ばしになったり、冒頭にあげたような悪い状況に陥りがちです。

1日にやることが1つか2つくらいが時間管理をする必要がなくなるので、理想です。

生産性を高めるために決めるべき4つのこと

1.これからの人生でやることリスト
2.
スケジュールパターン
3.
やらないことリスト
4.
テンプレート化するものリスト

これらはなんのために決めるのかというと、自分の中の優先順位がわかるようになるためです。

やることリスト

これからの人生でのやることリストを決めます。

「人生」となると、対象が広くなってしまいますが、自分が想像できる期間まででいいです。僕の場合は1年先までで考えるようにしています。

期間を決めたら、あとは思いつく限りやることをリストアップします。

ただやりたいことを羅列していくのではなく、期限とそれを実現するのにかかる時間も一緒に書き出します。

例えば、ブログを100記事書く 期限:半年後 かかる時間:250時間という感じです。

期限とかかる時間を書いておくことで、それを達成するために自分がどれくらいの時間をかけないといけないのかを可視化することができるようになり、この後に説明する項目も合わせて優先度を決定する基準になります。

 

リストアップする際にかかる時間がわからなかったり、あまりにも大きな時間が必要になるものに関しては、もっと細分化するようにしてください。

その作業や仕事にどれくらいの時間が読めないことは何をすれば良いのか具体的なイメージできないことと一緒なので、達成するのが難しいです。

細分化するのが難しいのはその知識がまったくないからかも知れません。

たとえばビジネスを全くやったことがない人が月100万円稼げるようになるにはどれくらいかかるかと考えた時に全くイメージができないし、細分化もできないと思います。

細分化できないときは、まずその達成したいことに対して情報収集をしましょう。

ここでは簡潔に書きますが、月100万円稼げるようになるには

  1. 好き・得意なことでサービスを作る
  2. 100円で販売する
  3. マーケティングを使って値上げをしていく
  4. コピーライティングを使って時給1万円まで持っていく
  5. 月に100時間働く

と細分化できるようになります。

このように実現したいことに対して細分化して、自分がやるべきことが明確になるようにリストアップしてみましょう。

やることリストはもれなく抜けなく出し切りたいので、オススメは人生の中でも重要なジャンルに分けて出してみることです。

人生の4大テーマと言ってるのですが、

お金、健康、人間関係、ライフスタイル

です。

先ほどのブログの例だと、お金に関係しています。

これと同じように、健康、人間関係、ライフスタイルも余すことなく出していきましょう。

スケジュールパターンを決める

スケジュールパターンとは、やりたいことリストを実行するために割くことのできる時間は毎日どれくらいあるのかということです。

そのために自分の日常をいくつかのパターンに分類します。

1日単位だと同じような1日を過ごす人は少ないですが、1週間で見ると、だいたい同じようなスケジュールで毎週過ごすので、1習慣単位でパターン化をするのがオススメです。

例えば、働いている方であれば「平日」と「休日」という風に分けたり、時間が自由な場合は「調子のいい時」「普通の時」「のらない時」のような分け方をします。

  • 調子のいい時…1日6時間 週に2日
  • 普通の時…14時間 週に3日
  • のらない時…1日2時間 週に2

ここまで決めるとやりたいことリストのために自分が週に使用できる時間がわかってきます。ぼくの場合は仕事だと週に約28時間(4時間×7日)です。月に112時間、半年で672時間。先ほどの例だと、ブログを100記事書くの期限を半年後、かかる時間を250時間としましたが、672時間の中の250時間なので、3分の1以上はブログを書く時間になります。

具体的に計算することで、先ほど決めたやることリストを見ながら、本当にそれができるのかも確認ができ、時間的に難しいかどうかがここで判断できます。

ここで初めて、予想していた以上に時間がないこともわかり、何をしないのかを削る作業をしていくのですが、これが優先順位を決めることにつながります。

やらないことリストを作る

やらないことリストを作ることのメリットは、自分の時間を無駄に奪われないようにできることです。予定に縛られない時間を作ることも大事なのですが、超情報社会の今、

ただダラダラと過ごしてしまった
ネットサーフィンをしてしまった
付き合いで二次会まで参加してしまった

など貴重な時間を奪われてしまう機会はたくさんあります。

そういったことが起きないよう、やらないことリストに書き出し、同時に定期的なリマインダーをセットすることで防ぐことができるようになります。

リマインダーアプリはなんでもいいです。僕はiPhoneユーザーなのでデフォルトで入っているリマインダーアプリを使っています。

この設定を一度してしまえば、定期的に見返すことができます。人は一度見ただけだと忘れますが、何度も見ることで脳に刷り込まれていきます。

テンプレート化するものリスト

旅行に持っていくもの、セミナーを開催する際の手順、よく送るメールの文章など。

人の行動は繰り返しおこなうものが思った以上に多く、繰り返してやるものはテンプレート化することで時間短縮になります。

自分の日常を見直してみてテンプレ化できそうなものはリストアップし、実際にテンプレ化していきましょう。

 

ここまでで何をするべきなのかの優先順位が決まってやるべきことが明確になり、無駄のないスケジューリングができるようになります。隙間時間は15分ほどが目安ですが、細分化する過程で15分でできることも見つけておきましょう。

テンプレ化したものは短時間でできるものが多いので、隙間時間はテンプレ化した内容に取り組むのも一つのやり方です。

頭の中のごちゃごちゃしたタスクがスッキリと整理され、やることが明確になり、かつ無駄のないスケジューリング、隙間時間も最大限活用し、時短するためのツールの棲み分けも明確である、これらが全て揃ったとき、圧倒的に生産性の高い時間を過ごせるようになり、自分時間を3時間は持てるようになります。

お気に入りの名言

時間管理について僕が好きな言葉があるのでご紹介しておきます。

どのような仕事でも、小さい仕事に分割すれば、特別に難しいことは何もない。
アーサー・クロック

 

まとめ

僕は毎日、仕事する時間を4時間だけと決めています。具体的には午前中に仕事を終えて、午後からはフリータイムといった形です。もちろん旅などをするときは全く仕事ができないときもありますが、平均すると4時間です。

このスケジュールにしてから時間に余裕があるので、様々なチャンスや新しいプロジェクトを動かしたり、精神的な余裕などたくさんの恩恵を受けています。

生産性を高めるために決めるべき4つのことを実践した上で、時間管理をする上での3つのポイント、

  1. 使うツールの使いこなし
  2. 隙間時間の活用
  3. 抽象度のコントロール

をぜひやってみてください。

公開日:2019-05-18 |最終更新日:2019-07-12| Posted in 時間管理術No Comments » 

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